Investoren Portal
Überblick
Hintergrund
Gemäß § 67, 4 AktG sind die bei der Verwahrung von Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute verpflichtet, der Gesellschaft die für die Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben (Aktionärsdaten) zu übermitteln.
Über Clearstream Banking1 steht für diese Datenübermittlung das System CASCADE-RS zur Verfügung.
Seit der Hauptversammlungssaison 2013 können diejenigen Kunden, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen die Investorendaten bisher nicht über CASCADE-RS an die jeweiligen Aktienregister geliefert haben, das Investoren Portal nutzen.
Link zum Investoren Portal
Aufträge zu Umschreibungen und Bestandsüberträgen können über das webbasierte Investoren Portal als Datei im Excel oder CSV-Format zur Verarbeitung in CASCADE-RS hochgeladen werden.
Das „Investoren Portal“ ist über den folgenden Link zu erreichen:
http://investors-portal.clearstream.com/
Teilnahmeauftrag, Anmeldefrist und Registrierung
Vor Nutzung des Investoren Portal ist der angehängte „Auftrag zur Teilnahme am Service Investoren Portal“ sowie der „Legitimations-Auftrag zur Teilnahme am Service Investoren Portal“ ausgefüllt und unterschrieben an CBF, Registered Shares, zu senden. Für die technische Einrichtung und Freischaltung des Kontos ist mit einem Zeitraum von mindestens 15 Geschäftstagen nach Eingang des Teilnahmeauftrags bei CBF zu rechnen.
Für die Nutzung des Investoren Portals ist eine Registrierung je Anwender nötig. Für deren Freischaltung sollten ca. 2-3 Tage eingeplant werden. Anschließend steht das Investoren Portal dem Anwender zur Verfügung. Details hierzu können dem als Anhang verfügbaren „Investoren Portal User Guide“ entnommen werden (in englischer Sprache).
Vorgangsarten im Investoren Portal
Folgende Vorgangsarten können über das Investoren Portal übermittelt werden:
- Umschreibung (Vorgangsart 1)
- Bestandsübertrag (Vorgangsart 9)
- Twin-Instruktion2 (Vorgangsart 5)
Es ist möglich verschiedene Auftragsarten innerhalb einer Datei zu liefern.
Volumen und Deadline
Dateien, die über das Investoren Portal hochgeladen werden, müssen mindestens einen Datensatz enthalten. Das maximal zulässige Volumen beträgt 1.000 Datensätze.
Dateien, die bis 16:30 Uhr erfolgreich hochgeladen werden, werden gleichtägig verarbeitet.
Ausnahme: Ist für den jeweiligen Emittenten eine vierte optionale Zuweisung, z. B. für einen befristeten Zeitraum vor der Hauptversammlung, eingerichtet, werden Dateien, die bis 18:20 Uhr erfolgreich hochgeladen werden, gleichtägig verarbeitet.
Nutzt ein Emittent die vierte Zuweisung, wird darauf in der Kundenmitteilung zur Hauptversammlung für den jeweiligen Emittenten hingewiesen. Besonderheiten, die bei der vierten Zuweisung für den Valuta-Tag von Bestandsüberträgen zu beachten sind, werden in der Kundenmitteilung RS18133 ausgeführt.
Die Öffnungszeiten des Investoren Portals sind analog denen von CASCADE. Informationen zur Feiertagsregelung sind den entsprechenden Kundenmitteilungen zu entnehmen.
Settlement-/Verarbeitungstag
Bei der Nutzung des Investoren Portals ist zu beachten, dass Umschreibungen, Bestandsüberträge und Twin-Instruktionen sowohl mit als auch ohne Datum im Feld „Settlement-/Verarbeitungstag“ übermittelt werden können. Die Details zur Verarbeitung der betroffenen Auftragstypen sind nachstehend aufgeführt.
Umschreibung
Wird kein Datum „Settlement-/Verarbeitungstag“ mitgeliefert, erhält die Umschreibung das Umschreibungsdatum entsprechend dem Eingangsdatum.
Wird ein Umschreibungsdatum mitgeliefert, wird die Umschreibung an diesem Tag bis zur Verarbeitung in der letzten Zuweisung herangezogen.
Bestandsübertrag
Wird kein Datum „Settlement-/Verarbeitungstag“ mitgeliefert, erhält der Bestandsübertrag den Settlement-Tag entsprechend dem Eingangsdatum.
Wird ein „Settlement-/Verarbeitungstag“ mitgeliefert, wird der Bestandsübertrag an diesem Tag zur Verarbeitung herangezogen.
Detailliertere Erläuterungen, insbesondere im Zusammenhang mit dem Anmeldeschlusstag vor Hauptversammlungen, können der jeweiligen Kundenmitteilung zu der Hauptversammlung der entsprechenden Gesellschaft entnommen werden.
Twin-Instruktion
CASCADE-RS erzeugt aus diesen Aufträgen je eine Umschreibung und einen Bestandsübertrag.
Dadurch können zum Beispiel im Vorfeld von Hauptversammlungen Aktionäre an das Aktienregister gemeldet werden, um eine Einladung zur Hauptversammlung zu erhalten und ihr Stimmrecht ausüben zu können. Zu dem im Auftrag vorgegebenen Datum kann wieder Freier Meldebestand geschaffen werden. Der Vorteil der Twin-Instruktion liegt im reduzierten Aufwand bei der Erteilung des Bestandsübertrages.
Wird kein Datum „Settlement-/Verarbeitungstag“ mitgeliefert, werden sowohl Umschreibung als auch Bestandsübertrag mit Settlement-Tag bzw. Umschreibungsdatum entsprechend dem Eingangsdatum erzeugt.
Wird das Datum „Settlement-/Verarbeitungstag“ mitgeliefert, wird dieses für den zu erzeugenden Bestandsübertrag übernommen. Die zu erzeugende Umschreibung erhält als Umschreibungsdatum das Eingangsdatum der Twin-Instruktion.
Hinweis zu vorzeitigen Bestandüberträgen
Der Bestandsübertrag muss, unabhängig von Art der Auftragserteilung, in jedem Fall mit einem Valuta-Tag versehen werden, der sicherstellt, dass bereits zur Hauptversammlung angemeldete Bestände nicht vor Ablauf des letzten Umschreibungstages/Technical Record Date wieder aus dem Aktienregister ausgetragen werden.
Detailliertere Erläuterungen im Zusammenhang mit dem letzten Umschreibungstag und Valutadatum vor Hauptversammlungen können der jeweiligen Kundenmitteilungen zu der Hauptversammlung der entsprechenden Gesellschaft entnommen werden.
Informationen zur Rückmeldung von Umschreibungen
Die Rückmeldungen aus den Aktienregistern für CASCADE-RS Umschreibungsaufträge sind in den bestehenden Reports auf den üblichen Kommunikationswegen (z.B. SWIFT, File Transfer, CASCADE Online) bereitgestellt. Dies gilt sowohl für Aufträge, die über das Investoren Portal übermittelt werden, als auch für solche, die über andere Kommunikationskanäle (z.B. SWIFT, File Transfer, CASCADE Online) an CBF übermittelt werden.
Reporting „Aktienregister Rückmeldungen"
Der Report „Aktienregister-Rückmeldungen“ enthält ausschließlich Informationen aus den Rückmeldungen der Aktienregister mit den Rückmeldungsstatus „abgelehnt“ oder „rückbestätigt“ sowie bei rückbestätigten Aufträgen die Aktionärsnummer. Der Report entspricht im Aufbau dem des als Anhang verfügbaren „Template Investors Portal“. Der Rückmeldestatus wird am Ende der jeweiligen Auftragszeile eingefügt. Verwendet werden die Statusinformationen analog den CASCADE Online Statusmeldungen:
- „RB“ (rückbestätigt),
- „RT“ / „RA“ (technisch / abgelehnt durch Aktienregister),
- „RTD“ (Rückmeldung mit abweichender Aktionärsnummer) und
- sofern angegeben, der vom Emittenten übermittelte Ablehnungsgrund.
Die Aktionärsnummer wird in die gleichnamige Spalte eingefügt.
In diesem Report werden ausschließlich Aufträge angezeigt, die über das Investoren Portal an CBF übermittelt wurden. Der Report wird zweimal täglich, jeweils nach Verarbeitung der Rückmeldungen aus den Aktienregistern erstellt. Dies erfolgt ab ca. 07:00 Uhr und ab ca. 15:30 Uhr.
Der Report wird im CBF Fileservice als CSV-Datei bereitgestellt.
Kunden, die den CBF Fileservice nutzen möchten, setzen sich zwecks Anmeldung (sofern sie nicht bereits diesen Service nutzen) mit dem Clearstream Banking Client Services Connectivity in Verbindung.
Aufbau des Reportes „Aktienregister Rückmeldungen“
Sowohl Aufträge, die über das Investor Portal übermittelt werden, als auch solche, die über andere Kommunikationswege übermittelt werden, werden in den bestehenden Reports unverändert angezeigt.
Die über das Investoren Portal eingestellten Aufträge werden identisch zu solchen behandelt, die per SWIFT, DFÜ etc. eingestellt worden sind. Daraus folgt, dass abgelehnte Aufträge unmittelbar mit der Rückmeldungsverarbeitung aus der Onlineanzeige gelöscht werden, die Ablehnung, sowie der Ablehnungsgrund also nur über diesen Report (oder die existierenden Reports) nachvollzogen werden können.
Die Darstellung der Auftragsdaten in dieser Report-Datei basiert auf den Datendefinitionen in CASCADE-RS und entspricht somit nicht unbedingt der Darstellung bei der Übermittlung, z. B. werden leere Postleitzahlfelder mit Nullen wiedergegeben. Dennoch können Sätze dieser Report-Datei – z. B. abgelehnte Aufträge – nach eventueller Korrektur und dem Löschen der Rückmeldeinformationen am Ende des Satzes wieder als Eingabe für die Upload-Tool-Funktion verwendet werden.
Bei „Twin-Instruktionen“ (Kombination von Umschreibung und Bestandsübertrag) mit der Auftragsart „5“ werden bei diesem Reporting nur die Umschreibungen berücksichtigt, da nur diese eine Rückmeldung durch die Emittenten erfahren. Daher werden diese Aufträge im Rahmen der Reporting-Datei mit der Auftragsart „1“ (Umschreibung) ausgewiesen.
Die Anzahl der Rückmeldungen an das Aktienregister kann von der Anzahl der über das Investoren Portal übermittelten Umschreibungen abweichen, z. B. wenn einzelne Umschreibungen nicht unmittelbar vom Aktienregister rückgemeldet werden. Die ausstehenden Meldungen erfolgen in diesen Fällen umgehend nach Erhalt und Verarbeitung der Rückmeldungen.
Bezug des zusätzlichen CBF-Reportings
CBF empfiehlt, Rückmeldungsinformationen weiterhin über die bereits bestehenden Kommunikationswege (z. B. SWIFT, File Transfer, CASCADE Online) zu beziehen.
CBF bietet dieses zusätzliche Reporting an, um Kunden die Möglichkeit zu geben, ihre internen Prozesse auf das Standard-Reporting von CBF auszurichten, soweit dies noch nicht erfolgt ist.
Hinweis: Bei der Bereitstellung dieses zusätzlichen Reports über den Fileservice, insbesondere bei der Verarbeitung größerer Volumina, kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen.
Preise
Für Aufträge, die über das Investoren Portal an CBF übermittelt werden, finden die Preise gemäß dem Clearstrstream Banking Preisverzeichnis Anwendung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Der Bezug des Reportings „Aktienregister Rückmeldungen“ steht den Kunden zurzeit kostenfrei zur Verfügung.
Notfallregelung Investoren Portal
Sollte das Investoren Portal über den Link vorübergehend nicht erreichbar sein, können nach Kontaktaufnahme mit dem CBF Registered Shares Team (siehe folgende Kontaktdaten) die hochzuladenden Dateien per E-Mail an registeredshares@clearstream.com gesendet werden.
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1. Clearstream Banking AG (CBF) mit Gesellschaftssitz Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500.
2. Die Twin-Instruktion kombiniert den Auftrag zur Erzeugung einer Umschreibung und eines korrespondierenden Bestandsübertrages.