Belgien: Vorläufige Regeln für die Organisation von Haupversammlungen
Hinweis: Diese Kundenmitteilung, die ursprünglich am 29. April 2020 veröffentlicht wurde, wurde aktualisiert, da die Anwendbarkeit des Königlichen Erlasses Nr. 4 vom 9. April 2020, der sich auf die Organisation von Hauptversammlungen während der COVID-19-Pandemie bezieht, bis zum 30. Juni 2020 verlängert wurde. Die Änderungen wurden hervorgehoben.
Clearstream Banking1 informiert die Kunden, dass die belgische Regierung den Königlichen Erlass Nr. 4 vom 9. April 2020 verabschiedet hat, um Unternehmen bei der Organisation von Hauptversammlungen während der Covid-19-Pandemie eine größere Flexibilität zu bieten. Mit Wirkung vom
1. März 2020 und bis zum 30. Juni 2020
können Unternehmen ihre Versammlungen verschieben oder hinter verschlossenen Türen abhalten, mit alternativen Möglichkeiten der Teilnahme.
Unter Berücksichtigung dieser Regeln können die Gesellschaften beschließen, die Organisation der Hauptversammlungen zu ändern.
Dies gilt für alle Hauptversammlungen, die in diesem Zeitraum stattfinden sollen, auch wenn sie nach dem 3. Mai 2020 geplant sind. Dies gilt nicht für Hauptversammlungen, die bereits zwischen dem 1. März und dem 9. April 2020 stattgefunden haben.
Der Königliche Erlass sieht alternative Möglichkeiten vor, Entscheidungen zu treffen und Hauptversammlungen hinter verschlossenen Türen abzuhalten. Dieser setzt sich über jede gesetzliche Bestimmung oder Bestimmung der Satzung des Unternehmens hinweg.
Wichtigste Bestimmungen
Das Unternehmen kann den Aktionären (und anderen Teilnehmern der Hauptversammlung) die folgenden Verfahren auferlegen:
- Ihre Stimmen vor der Hauptversammlung auf dem Korrespondenzweg abzugeben
- Falls zutreffend, einer von dem Unternehmen benannten Person eine Vollmacht zu erteilen, unbeschadet der Regeln für Interessenkonflikte.
Die Vollmacht:
- muss spezifische Stimmanweisungen enthalten.
- sollte unterschrieben und zusammen mit einer gescannten oder fotografierten Kopie des Dokuments auf jedem Wege, auch per E-Mail, an das Unternehmen geschickt werden.
Börsennotierte Unternehmen müssen das Dokument spätestens am vierten Tag vor der Hauptversammlung erhalten. Die Vollmacht, die bereits bei dem Unternehmen eingegangen ist und spezifische Stimmanweisungen enthält, bleibt auch dann gültig, wenn der Stimmrechtsvertreter nicht der von den Direktoren benannte ist. Dem Bevollmächtigten darf es nicht gestattet werden, physisch an der Versammlung teilzunehmen.
Wenn das Unternehmen eines der oben genannten Verfahren anwendet, kann es die physische Anwesenheit der Aktionäre und anderer Teilnehmer untersagen, wenn es nicht in der Lage ist, die Einhaltung sozialer Distanzierungsmaßnahmen zu gewährleisten. Sollte die Versammlung per Konferenzschaltung oder Videokonferenz abgehalten werden, kann das Unternehmen beschließen, die Aktionäre zur Fernteilnahme einzuladen.
Wenn die Einberufungsmitteilungen bereits versandt wurden, kann das Unternehmen die Verfahrensänderung auf dem geeignetsten Weg mitteilen, ohne die Einberufungsformalitäten wiederholen zu müssen.
Entscheidet sich ein Unternehmen für eines der oben genannten Verfahren, kann es Aktionäre und andere Teilnehmer ferner daran hindern, spätestens am vierten Tag vor der Hauptversammlung schriftlich Fragen zu stellen. Das Unternehmen ist dann verpflichtet, diese Fragen ebenfalls zu beantworten:
- Schriftlich (spätestens am Tag der Versammlung und vor der Abstimmung) oder
- Mündlich während der Sitzung, wenn sie übertragen wird
Bei börsennotierten Unternehmen müssen die schriftlichen Antworten auf der Website des Unternehmens veröffentlicht werden.
Clearstream Banking erbringt keine Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Fragen und Antworten zwischen dem Aktionär und dem Unternehmen.
Das Unternehmen kann beschließen, die Hauptversammlung zu verschieben. Wenn die Versammlung im Zusammenhang mit der Genehmigung des Jahresabschlusses steht, sollte sie innerhalb von zehn Wochen nach der aktuellen Frist stattfinden. Sie findet in der Regel Ende Juni statt.
Eine Verschiebung ist in den folgenden Situationen nicht zulässig:
- Das Nettovermögen des Unternehmens droht negativ zu werden oder ist negativ geworden.
- Die Hauptversammlung wurde von oder auf Antrag des gesetzlichen Abschlussprüfers oder des gesetzlich vorgeschriebenen Mindestprozentsatzes an Aktionären einberufen (das so genannte "Alarmglockenverfahren").
Weitere Informationen
Ein Link zu dem Erlass ist weiter unten zu finden.
Für weitere Informationen können sich Kunden an den Clearstream Banking Client Services oder ihren Relationship Officer wenden.
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1. Clearstream Banking bezieht sich sowohl auf Clearstream Banking S.A. mit Gesellschaftssitz in 42, avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg und eingetragen im Luxemburger Handelsregister unter der Nummer B-9248 als auch auf die Clearstream Banking AG mit Gesellschaftssitz in der Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister B des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500.