Deutschland: Erinnerung: Anforderungen an das Steuerbescheinigungsverfahren und die Bearbeitung von Steuerrückforderungen

Ergänzend zu unserer Kundenmitteilung A14035 vom 11. März 2014 bezüglich der Einführung des OGAW-IV Umsetzungsgesetzes möchten wir Kunden an die Anforderungen für die Bearbeitung von Steuerrückforderungen und das Antragsverfahren für die deutsche Steuerbescheinigung erinnern und darüber informieren, wie Kunden die deutsche Steuerbescheinigung bei Clearstream Banking¹ beantragen können.

Dokumentationsanforderungen

Ab 2012 ist eine Steuerbescheinigung für die Steuerrückforderung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erforderlich. Jeder Kunde von Clearstream Banking, der von einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) profitieren kann, benötigt eine deutsche Einzelsteuerbescheinigung „Offizielles Muster III (BV)“ (in Papierform), wenn er Steuern auf Erträgnisse aus deutschen Wertpapieren zurückfordern will.

Um eine Standardsteuerrückvergütung der Quellensteuer zu beantragen, müssen die folgenden Dokumente innerhalb der vorgeschriebenen Fristen bei Clearstream Banking eingereicht werden:

• Rückforderung deutscher Quellensteuern auf Dividenden bzw. Zinsen
• Vollmacht
• Steuerbescheinigung für Dividendenzahlungen seit 1. Januar 2012
• Gutschriftsanzeige für Dividendenzahlungen bis 31. Dezember 2011
• Antragsschreiben an Clearstream Banking zur Erstattung der deutschen Quellensteuer
• One-Time Customer Declaration
• Resident Entitlement Questionnaire (falls es sich beim Antragsteller/Endinvestor um eine Fondsgesellschaft handelt)

Zusätzliche Dokumentationsanforderungen

Die deutschen Steuerbehörden haben eine Richtlinie vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) an das BZSt veröffentlicht, in der die zusätzlichen Steuerrückerstattungsanforderungen beschrieben werden, um ungerechtfertigte Rückerstattungen der Quellensteuer auf Dividenden aus Aktien, die im Zeitraum des Ex-Tags der Dividende erworben wurden, zu vermeiden.

Auf Wunsch des BZSt müssen Nichtansässige dokumentieren, wann die Aktien erworben wurden und zusätzliche Informationen und Dokumente einreichen.

Das BZSt fordert die zusätzlichen Angaben durch ein separates Schreiben oder mit der (vorläufigen) offiziellen Mitteilung an.

Hinweis: In der Richtlinie wird nicht erwähnt, wann das BZSt die zusätzlichen Informationen anfordert, welche Form und/oder welcher Dokumententyp verlangt wird bzw. in welchem Medium diese eingereicht werden müssen.

Ausfüllen des Resident Entitlement Questionnaire

Wenn es sich beim Antragsteller/Endanleger um eine Fondsgesellschaft handelt, so ist ein Resident Entitlement Questionnaire zur Bestätigung der prozentualen Anteile der Aktionäre für eine Steuerrückerstattung erforderlich.

Der Fragebogen des BZSt ist nur in Deutsch verfügbar, es wird jedoch eine englische Version akzeptiert, falls die Übersetzung inhaltlich und wörtlich mit der ursprünglichen deutschen Fassung übereinstimmt. Die deutsche und englische Version dieses Fragebogens sind unter Tax Forms to use - Germany zu finden.

Der Fragebogen ist bei einem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den USA eine zwingend erforderliche Dokumentationsanforderung. Eine Verordnung durch das BMF ist ausstehend, wenn der Fragbogen für alle anderen DBAs ebenfalls zwingend erforderlich ist.

Wenn der entsprechende Antragsteller die Steuerrückerstattungsanträge beim BZSt ohne den Fragebogen einreicht, dann wird die Bearbeitung zurückgestellt und das BZSt wird den Fragebogen gesondert anfordern.    

Clearstream Banking übernimmt ausdrücklich keine Haftung für fehlerhafte bzw. lückenhafte Angaben beim Ausfüllen des Fragebogens. Clearstream Banking garantiert nicht für die Richtigkeit bzw. Vollständigkeit solcher Informationen. Diese Meldung stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Clearstream Banking Kunden werden gebeten, ihren eigenen Rechts- oder Steuerberater zum Ausfüllen des Fragebogens zu konsultieren. Clearstream Banking übernimmt keinerlei Haftung bzw. Folgehaftung für jegliche Handlungen aufgrund der hier genannten Informationen.

Ausstellung der deutschen Steuerbescheinigung

Steuerbescheinigungen werden nur auf Antrag des Kunden ausgestellt. Vor der Beantragung der deutschen Steuerbescheinigung über die Funktion BO Upload auf der Website von Clearstream, müssen Kunden zunächst die entsprechenden One-Time Customer Declaration (OTCD) ausfüllen, welche unter Tax Forms to use - Germany  verfügbar sind:

• Kundenerklärung (CBF) deutsche Version
• One-Time Customer Declaration (CBF) englische Version
• One-Time Customer Declaration (CBL) englische Version

Diese müssen anschließend per Post an folgende Adresse gesandt werden:

Clearstream Banking AG
Attn: Tax Support Frankfurt - OSF
D-60485 Frankfurt am Main
Deutschland

Die OTCD muss auf Briefpapier gedruckt sein und/oder mit Firmenstempel und autorisierter Signatur versehen sein.

Clearstream Banking kann nur dann eine Steuerbescheinigung ausstellen, wenn das bestehende „Belegkontingent“ pro Ereignis für diesen Kunden ausreichend ist. Das Kontingent entspricht der Summe der abgewickelten Bestände am Stichtag, zuzüglich aller Market Claims, Verkäufe und Käufe, die von Clearstream Banking während der Market Claim Periode kompensiert wurden.

Dementsprechend muss auf Einzelkontenebene des Kunden ständig geprüft werden, ob das Belegkontingent ausreicht. Die Gesamtsumme der ausgestellten Steuerbescheinigungen und ausstehenden Anträge darf die Gesamtsumme der gezahlten Steuern nicht überschreiten. Wenn das Belegkontingent erschöpft ist, werden keine weiteren Bescheinigungen mehr erstellt und jeder nachfolgende offene Antrag wird mit einem Ablehnungsschreiben beantwortet (bis das Belegkontingent erneuert wird).

Hinweis: Die Kontingentprüfung zur Erstellung einer Steuerbescheinigung kann nur für Erträgniszahlungen garantiert werden, die max. 10 Jahre zurückliegen (die gesetzliche Aufbewahrungspflicht). 

Antrag auf eine Steuerbescheinigung

Der Kunde von Clearstream Banking kann für seine eigenen oder die Bestände seiner Kunden eine Einzelsteuerbescheinigung beantragen.

Ein Antrag auf eine deutsche Steuerbescheinigung bezüglich der Bestände des Kunden bei Clearstream Banking hat normalerweise über das elektronische Hochladen der Dateien (siehe Upload BO List auf unserer Website) im Namen des Begünstigten/Endanlegers der Kapitalerträge zu erfolgen.

Die Ausstellung der Steuerbescheinigungen erfolgt nach Abschluss des Market-Claims-Prozesses (20 Geschäftstage nach Zahltag). Die Gebühr von Clearstream Banking für die Erstellung einer deutschen Steuerbescheinigung kann der zu dieser Zeit gültigen Preisverzeichnis entnommen werden.

Übersteigt der zu bescheinigende Betrag aus der angeforderten Steuerbescheinigung(en) den Steuerbetrag, mit dem der Kunde von Clearstream Banking (für Eigen- oder Kundenbestände) für eine Ertragsausschüttung tatsächlich belastet wurde, lehnt Clearstream Banking den Antrag auf die Steuerbescheinigung ab.

Hinweis: Clearstream Banking akzeptiert Steuerbescheinigungsanträge nur über das elektronische Hochladen. Clearstream Banking kann für die hochgeladenen Dateien keine bevorzugte Abwicklung oder Auftragsabwicklungsservice anbieten.

Des Weiteren sieht das aktuelle Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz („BeitrRLUmsG“) die Möglichkeit einer Sammelsteuerbescheinigung vor, welche in Verbindung mit der Erstattung ggf. doppelt einbehaltener Quellensteuer eingereicht werden kann, und zwar durch ein inländisches Kreditinstitut und den Endverwahrer. Der Antrag auf eine solche Bescheinigung darf nur für Aktien gestellt werden, die mit Dividendenberechtigung erworben und mit Dividendenanspruch geliefert wurden (sogenannte „Cum-Cum-Konstellation“, „Cum-Ex-Geschäfte“ sind ausgeschlossen).

Clearstream Banking behandelt Sammelsteuerbescheinigungen wie Einzelsteuerbescheinigungen. Wird eine solche Sammelsteuerbescheinigung beantragt, ist die Ausstellung von Einzelsteuerbescheinigungen (inkl. der Weiterleitung des Antrags auf Ausstellung einer Einzelsteuerbescheinigung) über den Steuerabzug auf dieselben Kapitalerträgnisse ausgeschlossen. Clearstream Banking Frankfurt ² wird die Sammelsteuerbescheinigung entsprechend den gesetzlichen Anforderungen erstellen und die Sammelsteuerbescheinigung als solche kennzeichnen.

Hinweis: Die Sammelsteuerbescheinigung ist ein spezielles Formular einer Einzelsteuerbescheinigung, die nur von deutschen Depotbanken für ihre Positionen in einer nicht-inländischen Verwahrkette beantragt werden kann.

Die Anträge auf Ausstellung einer deutschen Steuerbescheinigung müssen von Kunden von Clearstream Banking gesondert definiert werden, und zwar als:

• Das von den deutschen Steuerbehörden abgeleitete Offizielle Muster I („PV“) für Privatvermögen: für natürliche Personen, die in Deutschland aufgrund ihres Steuerbescheids beim jeweiligen Finanzamt steuerpflichtig sind oder
• Das von den deutschen Steuerbehörden genutzte Offizielle Muster III („BV“) für Betriebsvermögen: für nicht-natürliche Personen, die in Deutschland aufgrund ihres Steuerbescheids beim jeweiligen Finanzamt steuerpflichtig sind bzw. für Anleger, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, aber eine Steuerrückforderung auf der Basis eines DBA beim BZSt beantragen können.
• Die offizielle Vorlage IV („SB“) für eine Sammelsteuerbescheinigung von den deutschen Steuerbehörden, das nur für deutsche Depotbanken mit Positionen in der nicht-inländischen Verwahrkette gilt.

Siehe „Beispiele für deutsche Steuerbescheinigungen“ in der Kundenmitteilung A12140 vom 25. Juli 2012.

Hinweis: Sofern Angaben im Antragsformular fehlen, ob es sich um eine Steuerbescheinigung handelt, geht Clearstream Banking davon aus, dass es sich um eine Steuerbescheinigung für einen Anleger handelt, der in Deutschland nicht steuerpflichtig ist und Steuern auf Basis eines mit dem BZSt vereinbarten DBA zurückfordert, (Offizielles Muster III - „BV“).

Das BMF hat mit dem Schreiben IV C 1 - S 2401/08/10001:007 (DOK 2011/1041094) vom 29. Dezember 2011 das vorläufige Muster der Sammelsteuerbescheinigung veröffentlicht. Darin muss Folgendes enthalten sein:

• Tag, an dem die deutsche Depotbank den Antrag für die Sammelsteuerbescheinigung eingereicht hat und
• Name und Adresse weiterer Verwahrstellen, wobei der Kunde von Clearstream Banking der erste Unterverwahrer in der Verwahrkette ist

Hinweis: Bei Anträgen auf Sammelsteuerbescheinigungen (Offizielles Muster IV - „SB“) geht Clearstream Banking davon aus, dass das Datum der Datenübertragung oder das Einreichungsdatum des Antragsformulars mit dem Datum der Antragstellung durch die deutsche Verwahrstelle, die die Sammelsteuerbescheinigung beantragt hat, übereinstimmt.

Es obliegt dem Kunden, die korrekte Steuerbescheinigung zu prüfen und zu bestellen. Clearstream Banking ist nicht für die Kontrolle verantwortlich, ob die gewählte Steuerbescheinigungsvorlage korrekt ist.

Gründe für eine Ablehnung, Verwendung und Beschreibung der hochzuladenden elektronischen CSV-Datendatei (Upload BO List)

• Eine Ablehnung der Bearbeitung kann vermieden werden, wenn die Formate/Ziffern eingehalten werden (siehe nachfolgende Beschreibung bezüglich CSV-Dateien) und ein Punkt „.“ als Trennzeichen für Brüche/Dezimalzahlen verwendet wird.
• Ein Komma „,“ sollte in Ihrer Datei nicht verwendet werden, wenn Sie eine deutsche Steuerbescheinigung beantragen.
• Die hochgeladene BO List muss abgelehnt werden, wenn der Kunde sein eigenes CSV-Dateiformat verwendet, neue „Spalten“ hinzufügt, Spalten löscht und/oder die Überschriften umbenennt (Deutlichkeit der Unterweisung geht verloren).
• Kunden sollten Leerzeilen vermeiden und keine Kommentare und Anmerkungen in die CSV-Datei einfügen.
• Sonderzeichen, z. B. „/“ und Leerzeichen, z. B. nach ISIN müssen vermieden werden.
• Umlaute können verwendet werden. 
• Die hochgeladene Datei muss eine CSV-Datei sein und keine Excel-Datei mit Endung csv.
• CBL Kunden müssen die in den Datei-Upload-Angaben ihre fünfstellige CBL-Kontonummer angeben, in der CSV-Datei jedoch die Kontonummer „7201“ eintragen (siehe nachfolgende Beschreibung zu CSV-Datei).
• CBF-Kunden müssen ihre vierstellige Kontostammnummer angeben, z. B. 1234 in den Datei-Upload-Angaben und der CSV-Datei (siehe nachfolgende Beschreibung zu CSV-Datei).
• Jede hochgeladene BO List sollte Anträge für die Steuerbescheinigung desselben Jahres der Dividendenausschüttung enthalten. 

Hinweis: Abgelehnte hochgeladene Anträge für die deutsche Steuerbescheinigung, im Original retournierte und/oder Anträge für Kopien werden in allen Fällen berechnet.

Beschreibung der hochzuladenden elektronischen CSV-Datei

Spezielles Rückerstattungsverfahren für deutsche Thesaurierungsfonds/ Wachstumsfonds

Bei der Thesaurierung der Fonds, die unter die gleiche Steuerbescheinigung fallen, muss der Antragsteller die Steuer auf zwei unterschiedlichen Wegen zurückfordern:

• Bezüglich des inländischen Dividendenanteils: über das BZSt und
• bezüglich des Zinsanteils: über die Fondsgesellschaft bzw. die Kapitalanlagegesellschaft

Für solche Fälle wurde zwischen der zuständigen Abteilung des BZSt (St III 3) und der zuständigen Kontrollbehörde im BMF (IV B 3) vereinbart, dass der Antragsteller einen informellen Antrag stellen kann, damit das BZSt die Original-Steuerbescheinigung zurücksendet, und zwar bevor das Antragsverfahren abgeschlossen ist.

Spezielles Rückerstattungsverfahren für deutsche ADRs

Eine Rückforderung der Quellensteuer auf deutsche Amerikanische Hinterlegungszertifikate (American Depository Receipts; ADRs) ist möglich, wenn der Begünstigte ein Recht auf einen ermäßigten Quellensteuersatz gemäß einem DBA zwischen seinem Wohnsitzland und Deutschland hat.

Eine Steuerbescheinigung ist für die Steuerrückerstattung beim BZSt erforderlich. Dem Gesetzesdekret IV C 1 - S 2204/12/10003 DOK 2013/0457359 vom 24. Mai 2013 durch das BMF zufolge kann die deutsche Steuerbescheinigung (Muster III) nur durch die Hinterlegungsbank des zugrundeliegenden deutschen Wertpapiers ausgestellt werden.

Clearstream Banking ist in diesem Zusammenhang keine Hinterlegungsbank. Der ADR-Inhaber muss über den ADR-Agent in der Verwahrkette eine Einzelsteuerbescheinigung von der entsprechenden Hinterlegungsbank beantragen. Clearstream Banking kann solche Anträge lediglich an ihre Verwahrstelle für deutsche ADRs weiterleiten.

Aufgrund der Tatsache, dass eine Auszahlung aus einem deutschen ADR ein weiteres Mal versteuert wird, wenn eine deutsche Depotbank diese Zahlung an ihre Kunden ausschüttet, ist die Bearbeitung für deutsche Depotbanken zur Beantragung einer Sammelsteuerbescheinigung (Offizielles Muster IV - „SB“) die gleiche wie die, die für deutsche Wertpapiere in einer ausländischen Verwahrkette angewandt wird, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Siehe Gesetzesdekret IV C 1 - S 2401/08/10001 :007 DOK 2013/0848438 vom 16. September 2013 des BMF.

Clearstream Banking muss leider alle Anträge zur Ausstellung von deutschen Steuerbescheinigungen für deutsche ADRs ablehnen. Clearstream Banking befindet sich nicht in der Position, Kunden behilflich zu sein, da die US-Verwahrstellen keine Steuerangelegenheiten unterstützen und solche Anfragen an Globe Tax weiterleiten. Globe Tax verlangt wiederum eine nicht unerhebliche Gebühr, ohne eine erfolgreiche Bearbeitung zu garantieren.

Clearstream Banking führt gerade Gespräche mit dem BMF bezüglich dieser Sachlage. Wir werden die Situation weiter beobachten und Kunden Informationen zukommen lassen, sobald diese zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen über die Verfahrensweisen erhalten Sie vom Clearstream Banking Tax Help Desk, Clearstream Banking Client Services oder Ihrem Relationship Officer.

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1. Clearstream Banking bezieht sich sowohl auf Clearstream Banking AG mit Gesellschaftssitz Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister B des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500 als auch auf Clearstream Banking S.A. mit Gesellschaftssitz 42, avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, und eingetragen im Luxemburger Handelsregister unter der Nummer B-9248.