CBF-Reporting – Übertragung Jahresdepotauszüge

Clearstream Banking AG, Frankfurt¹ informiert die Kunden über die bevorstehenden Änderungen bei der Übermittlung von Jahresdepotauszügen ab Februar 2024.

Hintergrund 

Seit dem 2. Mai 2023 wird der CBF File Service über die Funktionalität des Xact Web Portals bereitgestellt. Informationen zur Migration des CBF File Service zu Xact Web Portal finden Sie in der Kundenmitteilung D22076.

Nachdem die Jahresdepotauszüge für 2022 am 10. Februar 2023 letztmalig über das Deutsche Börse Web Portal zur Verfügung gestellt wurden, werden die Jahresdepotauszüge für 2023 erstmals im 2024 in Xact Web Portal bereitgestellt. Sobald das Reporting in Xact Web Portal zur Verfügung steht, können die Jahresdepotauszüge über einen Zeitraum von 365 Kalendertagen heruntergeladen werden. 

Die Druckaufbereitung der Jahresdepotauszüge bleibt unverändert, wenngleich sich das Ausgabeformat für „CBF Jahresdepotauszüge (CASCADE)“ ändert. Bisher wurden diese Auszüge als ZIP bereitgestellt, zukünftig stehen diese Dateien als PDF zur Verfügung. Für die „CBF Jahresdepotauszüge (Creation)“ werden weiterhin ZIP-Dateien erstellt. Diese ZIP-Dateien enthalten weiterhin alle Auszüge für aktive CBF-i-Geld- und Wertpapierkonten sowie die in Xemac® verpfändeten Positionen. Zukünftig werden in diesen ZIP-Dateien keine Informationen über Aktionärsdaten in Schweizer Namensaktien enthalten sein. Die in der Vergangenheit von CBF erstellten Geldsaldenbestätigungen werden nicht mehr produziert, da mit der Einführung des T2 / T2S Konsolidierungsprojektes die Geldabwicklung maßgeblich über die „Dedicated Cash Accounts“ des Eurosystems erfolgt. 

Mit der Bereitstellung von elektronischen Kontoauszügen informiert CBF über den Stand der Wertpapierbestände zum Jahresende in einer Form, die es ermöglicht, diese Informationen elektronisch mit den hauseigenen Wertpapierbeständen abzugleichen.

Informationen zur JDA-Box

Als Teil der Kontenstammdaten hinterlegt CBF für jedes Konto eine juristische Adresse und eine Kontonummer, die zur Übermittlung der Jahresdepotauszüge dient. Dieses Konto wird als „Jahresdepotauszug Box (JDA-Box)" bezeichnet. Wenn ein Kunde mehr als ein CBF- oder CBF-i-Konto unterhält und / oder die Services für Xemac® bezieht, erhält der Kunde für alle Konten die Jahresdepotauszüge über dieses technische Empfängerkonto.

Die für einen CBF-Kontenstamm definierte JDA-Box kann über die CASCADE Online Funktionalität HOST mittels der Transaktion „KAAK“ mit dem Funktionscode „IA“ und dem „Adress-Typ/-Nr“: 02 01 abgerufen werden. 

Bei Bedarf kann der Zugriff auf die vorstehend benannte Transaktion nach dem 4. Dezember 2023 eingerichtet werden. Der Auftrag kann per E-Mail an das Security Administration Team der Gruppe Deutsche Börse (secuadmin@deutsche-boerse.com) erteilt werden.

Subject: KUSTA – JDA-Box Setting

E-Mail Text: Please add the transaction KAAK and function IA to the following users:

Die Vergabe der Berechtigung erfolgt auf Basis der der zehnstelligen Nutzerkennung (ID-KZ), die in der E-Mail angegeben werden muss.

Wenn der Kunde das als JDA-Box definierte Konto ändern möchte, muss berücksichtigt werden, dass das Konto T2S-fähig ist. Außerdem muss es einer Organisationseinheit (OU) in Xact Web Portal zugeordnet und als „Resource Account“ (CBF-Hauptkonto (XXXX 000)) hinterlegt sein. 

Auswirkungen auf Kunden

Die Jahresdepotauszüge für CBF- und CBF-i-Konten sowie Informationen über in Xemac® verpfändete Bestände werden über ein festgelegtes Kundenkonto bereitgestellt. Dieses Konto gehört zu den CBF-Kontostammdaten und kann auf Wunsch geändert werden. Bitte informieren Sie Ihren Relationship Officer, wenn eine Änderung der Angaben gewünscht ist.

Wird ein CBF-Hauptkonto von einem Dritten geführt und es besteht keine andere Kontobeziehung zu CBF, werden die Jahresdepotauszüge dem Account Operator zur Verfügung gestellt.

Bitte beachten Sie, dass die Berichte zum Jahresende nur auf dem Xact Web Portal zum Download zur Verfügung stehen. Damit ein Download möglich ist, muss für das Konto, das den Jahresdepotauszug erhält, die Berechtigung „CBF File Service – Download-Funktionalität“ gewährt sein. Der Xact Web Portal-Administrator kann prüfen, ob das Recht erteilt wurde. Wenn das Recht in der Auswahlliste noch nicht angezeigt wird, senden Sie bitte eine Anfrage an Connect (connect@clearstream.com). Um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, bitten wir Sie, die jeweiligen Zugriffsrechte in Xact Web Portal für die zuständige Abteilung (z.B. Interne Revision oder Kontrollen) zu beantragen – falls noch nicht geschehen.

Um die Vorbereitung auf das neue Übertragungsverfahren an Xact Web Portal zu ermöglichen, ist eine „Frozen Zone“ für bestimmte Kundenstammdaten vorgesehen. Der Zeitraum beginnt am 1. Dezember und soll mit dem Jahresende 2023 beendet sein. Die folgenden Stammdaten sind hiervon betroffen:

• JDA-Box: Die für die Verteilung der Jahresdepotauszüge eingegebene Kontonummer muss während dieses Zeitraums unverändert bleiben.
• CBF- und CBF-i-Konten: Eine Löschung dieser Konten ist nicht möglich.
• Rechtliche Adresse: Die aktuell bestehenden Daten können im Dezember 2023 nicht geändert werden.
• Einstellungen für die Organisationseinheit (OU) des Xact Web Portals: Eine Löschung eines CBF-Hauptkontos (xxxx 0000) soll nicht beauftragt werden, wenn dieses Konto als JDA-Box definiert ist.

Kontakt

Für weitere Informationen können sich Kunden an Client Services oder Ihren Relationship Officer wenden. Fragen zur technischen Anbindung können an Connect (connect@clearstream.com) gerichtet werden. Spezielle Fragen im Zusammenhang mit der CBF File Service – Download-Funktionalität für Jahresdepotauszüge werden von den Experten des Product Management Issuer CSD Teams (YES2025@clearstream.com) beantwortet.

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1. Diese Kundenmitteilung wurde herausgegeben von Clearstream Banking AG (CBF) mit Gesellschaftssitz Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500.