Deutschland: (Re-)Aktivierung der elektronischen Übermittlung von Erstattungsanträgen für beschränkt Steuerpflichtige - Aktualisierung

Hinweis: Diese Kundenmitteilung, ursprünglich am 21. Juli 2025 veröffentlicht, wurde mit ergänzten Informationen und neuen Anlagen aktualisiert. Änderungen sind hervorgehoben.

Im Anschluss an die Kundenmitteilungen C22029 and D22045 informiert Clearstream¹ die Kunden, dass die Unterstützung der Kunden bei der Beantragung von Steuerrückforderungen an die deutschen Steuerbehörden ab

sofort

wieder möglich ist.

Hintergrund

Wie bereits angekündigt, endete die gesetzliche Pflicht zur Einreichung von Erstattungsanträgen in Papierform zum 30. September 2023. 

Ab sofort können Kunden über Clearstream ihre Anträge auf Rückerstattung der Quellensteuer einreichen, auf die der wirtschaftliche Eigentümer aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und dem Wohnsitzland des wirtschaftlichen Eigentümers mit einer gesetzlichen Frist ab dem 31. Dezember 2025 und darüber hinaus Anspruch hat.

Auswirkungen auf die Kunden

Um ihre Ansprüche geltend zu machen, werden die Kunden gebeten, folgende Unterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen:

• Antragsschreiben an Clearstream zur Rückforderung der deutschen Quellensteuer, um allgemeine Weisungen zu den zu beanspruchende(n) Dividendenzahlung(en) und Erstattung(en) zu erteilen
• Excel-Datei mit den erforderlichen Steuerdaten pro Anfrage. Die Datei kann Daten zu mehreren wirtschaftlichen Eigentümern (Beneficial Owner, BO), Zahlungen und Einkommensjahren enthalten. Weitere Hinweise zur Verwendung oder zum Ausfüllen der Excel-Datei finden sich in der dazugehörigen Dokumentation.
• Muster einer Ansässigkeitsbescheinigung der deutschen Finanzbehörden. Im Zuge eines Steuerrückerstattungsantrags sollte dieses oder ein ähnliches Formular verwendet werden, welches dieselben Informationen zum wirtschaftlichen Eigentümer bereitstellt.
• Vollmacht in Steuersachen (Power of Attorney for Tax Matters) des wirtschaftlichen Eigentümers an den Bevollmächtigten (in diesem Fall Clearstream Europe AG). Die Vollmacht ist nur für das Jahr gültig, für das der wirtschaftliche Eigentümer die Einkommensteuer zurückfordern möchte. Dies ist im entsprechenden Abschnitt der Vollmachtsvorlage zu erwähnen. Die Vollmacht muss vom wirtschaftlichen Eigentümer oder einem direkten oder indirekten Bevollmächtigten des wirtschaftlichen Eigentümers vorgelegt werden, der befugt ist, Clearstream eine Untervollmacht zu erteilen. Falls die Vollmacht nicht direkt vom wirtschaftlichen Eigentümer unterzeichnet wurde, müssen diese Vereinbarungen in der Vollmacht angegeben werden, die Clearstream zur Verfügung gestellt wird. Auf Verlangen wird der Kunde den vollständigen Nachweis der (Unter-)Vollmacht erbringen. Clearstream empfiehlt, Kopien dieser Dokumente bereits zusammen mit dem Antrag auf Steuerrückforderung einzureichen. Clearstream kann nicht für Verluste, Verzögerungen oder andere Nachteile haftbar gemacht werden, die sich aus Dokumenten, Informationen (schriftlich oder mündlich) oder Handlungen des Kunden ergeben, einschließlich der Vollmacht und der Befugnis, im Namen des wirtschaftlichen Eigentümers zu handeln. Der Kunde stellt Clearstream von allen Verlusten frei, die sich aus Dokumenten, Informationen (schriftlich oder mündlich zur Verfügung gestellt) oder Handlungen des Kunden ergeben, einschließlich der Vollmacht und der Befugnis, im Namen des wirtschaftlichen Eigentümers zu handeln. 
• Von Clearstream zur Verfügung gestellte Steuerbescheinigung, diese ist auch auf Anfrage in KADI / Xact erhältlich.
• Unterzeichnete Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
  • für CBL-Kunden: DPA CBL
  • für CEU-Kunden: DPA CEU
• Clearstream Technische und organisatorische Maßnahmen. Dies dient der Information unserer Kunden und ist nicht Teil des Antrags.

Clearstream muss die vollständigen und korrekten Unterlagen im Zusammenhang mit der Rückerstattung zwei Monate vor Ablauf der gesetzlichen Frist erhalten. Für Deutschland ist dies in der Regel der 31. Oktober eines jeden Kalenderjahres.

Unter der Voraussetzung, dass die erforderliche Steuerrückforderungsbescheinigung vollständig und gültig ist, werden alle Rückerstattungsanträge, die nach Ablauf der Clearstream-Frist eingehen, nach bestem Wissen und Gewissen bearbeitet. In solchen Fällen kann Clearstream jedoch keine Verantwortung für Unterlagen übernehmen, die nicht vor Ablauf der Marktfrist bei den lokalen Steuerbehörden eingegangen sind.

Hinweis: Die Kunden werden darauf hingewiesen, dass Clearstream keine Verantwortung für die Annahme oder Nichtannahme von Erstattungsanträgen durch das BZSt übernimmt. Es liegt in der Verantwortung des Kunden, einen etwaigen Anspruch auf Rückerstattung der einbehaltenen Steuer festzustellen, die erforderlichen Formulare korrekt auszufüllen und den fälligen Betrag zu berechnen.

Wohin sollen die Steuerrückforderungen gesendet werden?

• Die Kunden werden gebeten, ihre Daten im passwortgeschützten Zip-Format an germantaxreclaims@clearstream.com zu senden.
• Die Betreffzeile sollte wie folgt lauten: "GTR_YEAR OF INCOME_CB Client-Konto Nummer_CB Client name_DATE OF SUBMISSION_swift Referenz". 
  Beispiel: "GTR_2021_1234_XYZ AG_01/09/2025_Swift ID :20://SEME:"
• Darüber hinaus werden die Kunden aufgefordert, das Passwort über eine spezielle Swift-Nachricht vom Nachrichtentyp MT599 oder MT568 zu senden.

Weitere Informationen

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an das Clearstream Tax Help Desk, Clearstream Client Services oder Ihren Relationship Officer.

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1. Diese Kundenmitteilung wurde herausgegeben von der Clearstream Europe AG (CEU) mit Gesellschaftssitz Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500.